Cập Nhật Mới Về Ghi Thông Tin Người Mua Trên Hóa Đơn

1. Người mua là tổ chức, cá nhân kinh doanh: Bắt buộc ghi đầy đủ thông tin

Theo khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP), đối với người mua là tổ chức, cá nhân kinh doanh, hóa đơn phải ghi đầy đủ các thông tin gồm: tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân (nếu có). Mục đích là để đảm bảo rằng hóa đơn đủ điều kiện hợp pháp cho người mua được ghi nhận chi phí, khấu trừ thuế GTGT hoặc kê khai thuế.

Trong thực tiễn, khi bên mua là hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nhưng không yêu cầu lấy hóa đơn hoặc từ chối cung cấp thông tin, nhiều doanh nghiệp đã lơ là và ghi “khách lẻ không lấy hóa đơn”. Đây là cách làm không còn phù hợp sau khi Nghị định 70/2025 có hiệu lực từ ngày 01/6/2025.

Công văn 2921/DTTND-QLDN nhấn mạnh: nếu người mua là cá nhân kinh doanh, thì kể cả không yêu cầu hóa đơn, người bán vẫn phải ghi đúng thông tin người mua theo quy định. Đây là một bước tiến mạnh về mặt quản lý thuế và chống thất thu ngân sách, đặc biệt ở lĩnh vực bán lẻ, phân phối hàng hóa.

2. Đã ghi “khách lẻ không lấy hóa đơn” cho người mua có hoạt động kinh doanh: Phải điều chỉnh lại hóa đơn

Trường hợp trong quá khứ, doanh nghiệp đã lập hóa đơn với nội dung “khách lẻ không lấy hóa đơn” nhưng thực tế người mua là cá nhân có đăng ký kinh doanh, thì hóa đơn này sai sót thông tin người mua và phải được điều chỉnh theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (vẫn còn hiệu lực).

Tại Công văn 2921/DTTND-QLDN, CQT đã nêu rõ: nếu hóa đơn đã lập mà thiếu thông tin bắt buộc theo quy định mới, thì phải xử lý theo hình thức: Lập hóa đơn điều chỉnh (nếu hóa đơn đã được kê khai thuế), Hoặc lập hóa đơn thay thế (nếu hóa đơn chưa kê khai và không còn giá trị sử dụng).

Công văn cũng đề nghị người nộp thuế rà soát và thực hiện điều chỉnh nếu phát hiện sai sót về đối tượng người mua, đặc biệt trong trường hợp hàng hóa được mua để kinh doanh nhưng lại bị lập hóa đơn theo dạng tiêu dùng cuối cùng hoặc “khách lẻ”.

3. Xác định người mua có kinh doanh hay không: Liệu đây có kỹ năng bắt buộc của Kế toán?

Việc xác định người mua có đang kinh doanh hay không là một nghiệp vụ mà các bạn Kế toán cần rèn luyện trong quá trình tác nghiệp. Thực tế, không có một hệ thống nào để truy xuất tự động vào thời điểm bán hàng, nhưng vẫn có những dấu hiệu nhận diện:

- Mua hàng với số lượng lớn hoặc thường xuyên.

- Có đề cập đến nhu cầu lấy hóa đơn (hoặc hỏi lại sau).

- Sử dụng tên giao dịch tương tự tên hộ kinh doanh.

Công văn 2921/DTTND-QLDN cũng lưu ý rằng người bán cần có trách nhiệm thu thập và ghi nhận đầy đủ thông tin người mua khi có căn cứ cho thấy người mua có hoạt động kinh doanh. Việc “đóng vai thám tử” là một kỹ năng mềm nhưng cực kỳ cần thiết của người làm nghề kế toán – vừa để tuân thủ quy định, vừa để giảm thiểu rủi ro về thuế cho doanh nghiệp.

4. Trường hợp hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng cuối cùng: Không bắt buộc lấy thông tin người mua

Với các trường hợp hàng hóa hoặc dịch vụ được tiêu dùng cho mục đích cá nhân (ví dụ: ăn uống, du lịch, tiêu dùng gia đình...), dù người mua có thể là cá nhân kinh doanh, nhưng nếu mua không phục vụ mục đích kinh doanh thì không bắt buộc phải ghi thông tin người mua đầy đủ trên hóa đơn.

Tôi cho rằng: đây là điểm cần linh hoạt áp dụng trên thực tiễn, bởi nếu người mua không dùng hóa đơn để hạch toán hay kê khai thuế thì không thể ép buộc họ cung cấp mã số thuế hoặc địa chỉ. Mặc dù vậy, nếu người bán có thể thuyết phục người mua cung cấp thông tin thì càng tốt – sẽ giúp hoàn chỉnh chứng từ theo hướng an toàn hơn.

5. Người mua là cá nhân tiêu dùng cuối cùng: Không bắt buộc ghi thông tin mã số thuế, địa chỉ

Theo hướng dẫn của Cục Thuế, được phản ánh trong nhiều văn bản và truyền thông chính thống gần đây, bao gồm cả bài viết đăng tải trên Báo Thanh Niên (tháng 5/2025), trong trường hợp người mua là cá nhân tiêu dùng cuối cùng (không hoạt động kinh doanh), không bắt buộc phải ghi thông tin mã số thuế, địa chỉ trên hóa đơn.

Điều này phù hợp với quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính trong các giao dịch bán lẻ và tiêu dùng cá nhân, đồng thời tránh gây khó khăn không cần thiết cho cả người bán lẫn người mua.

Tuy nhiên, nếu người mua có nhu cầu nhận hóa đơn và sẵn sàng cung cấp thông tin, người bán vẫn nên ghi nhận đầy đủ để đảm bảo minh bạch, đồng thời thuận tiện trong trường hợp người mua sử dụng hóa đơn cho các mục đích cá nhân hợp pháp như bảo hành, chứng minh thanh toán…

Ngược lại, nếu người mua không yêu cầu hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin, thì người bán được phép ghi hóa đơn mà không cần điền mã số thuế, địa chỉ – và vẫn được coi là hóa đơn hợp pháp nếu các thông tin khác như hàng hóa, số lượng, giá trị, thuế suất được lập đúng quy định.

6. Tổng kết của Review Kế toán Mr Wick

Nghị định 70/2025/NĐ-CP đánh dấu một bước điều chỉnh quan trọng trong quản lý hóa đơn điện tử, nhất là đối với thông tin người mua. Điều này không chỉ là thay đổi kỹ thuật nghiệp vụ, mà còn phản ánh sự chuyển dịch về cách thức quản lý thuế theo hướng minh bạch, trọng thực chất.

Với vai trò là người đào tạo Kế toán và Thuế, tôi nhấn mạnh rằng: hãy đọc kỹ bản chất của từng giao dịch, hiểu đúng đối tượng người mua, và áp dụng chính xác quy định pháp luật để bảo vệ cả doanh nghiệp và người hành nghề kế toán khỏi những rủi ro không đáng có. Trên đây là nhận định của cá nhân, nếu có vấn đề gì các anh chị Kế toán cứ góp ý. Tôi có để Công văn 2921/DTTND-QLDN bên dưới bình luận nhé.

Khóa đào tạo cho Kế toán đáp ứng vị trị KTTH, KTT | W1. Tư duy Kế toán 30 chạm 30.

Bấm vào dòng chữ này để đăng ký nhân tư vấn để học W1| Tư duy Kế toán 30 chạm 30.