Hàng Mẫu Và Máy Mẫu: Kế Toán Cần Xuất Hóa Đơn Khi Nào?

Thứ nhất, Hàng mẫu – Bản chất là đã đưa vào tiêu dùng. Theo quy định tại Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, mọi hành vi đưa hàng hóa ra khỏi doanh nghiệp để khuyến mại, quảng cáo, cho, biếu, tặng, hàng mẫu… đều phải lập hóa đơn. Tức là: hàng hóa đã ra khỏi vòng kiểm soát, không còn thuộc quyền sử dụng của doanh nghiệp, thì dù không thu tiền, cũng phải xuất hóa đơn.

Trong trường hợp giao sản phẩm cho khách dùng thử, mang về sử dụng, rồi có thể không hoàn trả, hoặc gửi đến bên thứ ba để họ thử nghiệm, thì rõ ràng – hàng hóa đó đã rời khỏi tay doanh nghiệp, và đang nằm trong vòng quay tiêu dùng của thị trường. Khi đó, xuất hóa đơn là bắt buộc.

Nhưng nếu chiếc máy vẫn nằm trong tay bạn? Vẫn trong nhà xưởng của bạn? Nếu bạn đưa chiếc máy ấy ra đặt ngay tại xưởng của mình, khách hàng đến, trải nghiệm dùng thử tại chỗ, rồi về, và ngày mai lại có khách khác đến – thì máy đó có thực sự “ra đi” không?

Câu trả lời là: Không.

Máy ấy vẫn là tài sản trong quyền sử dụng và kiểm soát của công ty, không có bất kỳ bên thứ ba nào sở hữu, sử dụng như chủ sở hữu, không bị tiêu hao, không bị trao tặng, không bị cho mượn. Nó đơn giản chỉ là: một tài sản phục vụ cho hoạt động tiếp thị – bán hàng – quảng bá của doanh nghiệp.

Thứ hai, Bản chất phải phân biệt: Hàng mẫu là “ra đi” – Còn máy mẫu là “ở lại”. Nếu ta gán cho chiếc máy ấy cái mác “hàng mẫu” và xuất hóa đơn, là ta đánh đồng nó với một món hàng tiêu dùng, mà quên mất rằng nó vẫn còn đang tạo ra giá trị trong nội bộ doanh nghiệp.

Hãy thử nghĩ, nếu chiếc máy đó trị giá vài trăm triệu đồng, được đặt tại showroom, có thể sử dụng vài năm, thì nó chẳng phải hàng hóa nữa, mà đã là một TÀI SẢN CỐ ĐỊNH. Và đã là tài sản cố định, thì phải có biên bản bàn giao, hồ sơ sử dụng, chứ không thể nào lại đi xuất hóa đơn bán “hàng mẫu” được.

Thuế vụ đôi khi thích đơn giản hoá vấn đề, còn kế toán phải hiểu và bảo vệ đúng bản chất. Và nếu kế toán không đủ hiểu biết để phân biệt, có thể gây ra 2 rủi ro nghiêm trọng:

- Xuất nhầm hóa đơn cho tài sản → mất khấu trừ, mất chi phí, thậm chí bị hiểu lầm là bán hàng trá hình.

- Không xuất hóa đơn khi hàng đã ra khỏi doanh nghiệp thật sự → bị ấn định doanh thu, bị xử phạt, mất thuế GTGT, mất chi phí hợp lý.

Hãy ghi nhớ: Nếu máy giao cho khách dùng thử tận nơi, không hoàn trả → phải xuất hóa đơn. Nếu máy nằm trong doanh nghiệp, dùng lâu dài để phục vụ mục đích kinh doanh → là tài sản hoặc công cụ, không xuất hóa đơn, nhưng phải có biên bản nội bộ rõ ràng.

Mr Wick Kiểm toán - Đào tạo Kế toán chuyên nghiệp
ATC Academy | Công ty TNHH Đào tạo và Tư vấn Á Châu

Khóa đào tạo cho Kế toán đáp ứng vị trị KTTH, KTT | W1. Tư duy Kế toán 30 chạm 30.
Bấm vào dòng chữ này để đăng ký nhân tư vấn để học W1| Tư duy Kế toán 30 chạm 30.

Hãy ấn like, subcribe các kênh của Mr Wick Kiểm toán để theo dõi và cập nhật các thông tin, kiến thức Kế toán và Thuế mới nhất!
Website: https://taichinhketoanedu.com
Facebook: https://www.facebook.com/mrwickkiemtoan
Youtube: https://www.youtube.com/@mrwickkiemtoan
Tiktok: https://www.tiktok.com/@mrwickkiemtoan
Group: https://www.fb.com/groups/diendanthue.new