Xử Lý HTK Khi Chuyển Từ Hộ Kinh Doanh Lên Doanh Nghiệp

Chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp là bước tiến lớn để mở rộng quy mô, tiếp cận vốn tốt hơn và khẳng định vị thế trên thị trường. Nhưng ngay khi cánh cửa doanh nghiệp vừa mở, câu chuyện đầu tiên mà người chủ phải đối diện không phải là tầm nhìn kinh doanh hay tuyển dụng nhân sự – mà là “hàng tồn kho không hóa đơn”.

Phải xử lý sao cho vừa hợp lý về kế toán, vừa an toàn về thuế, lại giải trình được nếu kiểm tra sau này? Đây không chỉ là bài toán kỹ thuật, mà còn là một quyết định chiến lược. Và thực tế hiện nay đang tồn tại hai quan điểm xử lý khác nhau, mỗi hướng đều có lý lẽ riêng – nhưng không phải hướng nào cũng có thể giúp doanh nghiệp “ngủ ngon” khi thanh tra thuế gõ cửa.

Phương án 1: Kiểm kê hàng hóa và ghi nhận là phần vốn góp khi thành lập doanh nghiệp. Với cách làm này, hộ kinh doanh sẽ tiến hành kiểm kê thực tế toàn bộ hàng tồn kho chưa tiêu thụ, định giá và lập biên bản. Phần hàng hóa đó sau đó được coi như phần góp vốn bằng hiện vật, chuyển giao cho doanh nghiệp mới thành lập.

Điểm mạnh của phương án này là nhanh, gọn, phù hợp với hộ kinh doanh nhỏ lẻ, chưa từng hạch toán đầy đủ và không thể xuất hóa đơn đầu ra cho hàng hóa cũ. Mọi thứ được xử lý trong nội bộ, dễ làm, ít giấy tờ.

Nhưng cái gì dễ quá thì cũng đi kèm rủi ro lớn. Và đây chính là điểm yếu cốt tử của phương án này: không có hóa đơn đầu vào hợp pháp, nên Doanh nghiệp không được ghi nhận chi phí hợp lệ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, vì không có đủ hồ sơ chứng từ theo quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC. Trong trường hợp cơ quan thuế kiểm tra sau này, doanh nghiệp khó lòng chứng minh được nguồn gốc hàng hóa, dễ bị xuất toán chi phí, bị ấn định thuế, và có thể bị phạt.

Phương án 2: Hộ kinh doanh xuất hóa đơn bán hàng cho doanh nghiệp mới. Đây là phương án được đánh giá là chặt chẽ và hợp pháp nhất, dù đòi hỏi phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và sự hỗ trợ từ người làm kế toán, thuế.

Cách làm như sau: trước khi hộ kinh doanh dừng hoạt động và doanh nghiệp mới được thành lập, chính hộ kinh doanh đó sẽ xuất hóa đơn bán số hàng tồn kho cho doanh nghiệp mới thành lập. Như vậy: Doanh nghiệp mới có hóa đơn đầu vào hợp lệ. Được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế vì đã có chứng từ đầy đủ. Việc giải trình với cơ quan thuế sau này rõ ràng, minh bạch.

Tuy nhiên, cách làm này cũng cần lưu ý một số điểm: Hộ kinh doanh phải còn trong thời hạn hoạt động và đủ điều kiện xuất hóa đơn. Giá bán xuất hóa đơn phải hợp lý, tránh việc “đẩy giá” hoặc “hạ giá” bất thường gây rủi ro điều chỉnh doanh thu. Phải xác định rõ về dòng tiền thanh toán để đảm bảo logic tài chính.

Phương án kiểm kê – ghi nhận vốn góp nhìn thì đơn giản, nhưng chứa đựng nhiều mối rủi ro về thuế GTGT và TNDN. Trong khi đó, phương án xuất hóa đơn từ hộ sang doanh nghiệp – dù mất thêm thời gian, công sức – nhưng lại tạo nên một nền tảng pháp lý, kế toán vững chắc, minh bạch, và bền lâu. Nếu có thể, tôi luôn khuyến nghị doanh nghiệp chọn phương án xuất hóa đơn, và nếu có khó khăn về mặt thủ tục, hãy chủ động làm việc sớm với chi cục thuế quản lý để được hướng dẫn cụ thể, tránh “chữa cháy” sau này khi đã muộn.

Tải về mẫu biên bản kiểm kê tài sản và hàng tồn kho của Hộ Kinh doanh.

Khóa đào tạo cho Kế toán đáp ứng vị trị KTTH, KTT | W1. Tư duy Kế toán 30 chạm 30.
Bấm vào dòng chữ này để đăng ký nhân tư vấn để học W1| Tư duy Kế toán 30 chạm 30.