EP005: CHUỖI CHỨNG TỪ NHƯ MUỐN "RỜI BỎ NHAU" - KHI SỔ KHO CHỈ THÌ THẦM, CÒN SỔ KẾ TOÁN LẠI… CÂM LẶNG.

Buổi sáng kiểm tra thuế, phòng họp của Công ty P rộn ràng mùi cà phê và giấy mới in. Cán bộ đoàn thanh tra ngồi xuống, nở một nụ cười rất nghề: “Anh chị cho xem một đường chỉ đi từ vật tư vào kho, bước qua bán thành phẩm, sang thành phẩm, tới bán hàng và cuối cùng là tiền chảy về ngân hàng nhé.” Nghe thật hiền lành. Anh Bình – kế toán trưởng – gật đầu cái rộp: “Có hết, có hết!” Thế là hồ sơ trải ra như chiếu hoa: sổ kho, phiếu nhập, phiếu xuất, thẻ kho dày cộp, hàng trăm dòng số lượng vào–ra, ngày tháng đâu ra đấy.

Rồi nụ cười kia nghiêng thêm một chút: “Vậy sổ kế toán chi tiết và tổng hợp – cái phần giá trị của đường chỉ đó – cho tụi tôi xem chung luôn.” Không khí bỗng khựng lại một giây rất nhỏ. Sổ kho của P quả thật đầy đủ số lượng – đúng vai, đúng chuẩn “nhà kho”. Nhưng khi lật sang sổ kế toán để nối số giá trị theo từng nấc từ vật tư → linh kiện (TK 1541) → thành phẩm (TK 1551), cả phòng mới nhận ra tiếng nói quan trọng nhất… vắng mặt. Trong giai đoạn 2015–2017, doanh nghiệp không cung cấp được sổ chi tiết/tổng hợp nhập–xuất–tồn của bán thành phẩm (TK 1541) theo yêu cầu; đến 2018, có mở sổ 1541 nhưng chỉ có số lượng, không có trị giá, tức vẫn chỉ là “giọng” của sổ kho, chưa phải “giọng” của sổ kế toán phải có.

Từ đây, chuyện không còn là đếm bao nhiêu thùng ốc vít hay cuộn dây đồng. Đoàn thanh tra lần sợi chỉ theo từng mắt xích và phát hiện có những ngày TK 1541 âm – như thể dây chuyền sản xuất đang ăn… không khí: xuất dùng bán thành phẩm khi trên sổ chưa hề có “nhập” bán thành phẩm nào. Đường chỉ số liệu không nối được: từ sổ nhập–xuất–tồn vật tư, sang nhập–xuất–tồn bán thành phẩm, rồi tới nhập–xuất–tồn thành phẩm; mỗi đoạn nói một thứ tiếng, chẳng ai hiểu ai.

“Thôi thì cho tụi tôi hai ngày nhé,” đoàn nói, vẫn giọng nhẹ như tơ, “để nộp bổ sung: sổ NXT TK 1541, bảng mã chuyển đổi vật tư thành linh kiện, và bảng tính giá thành từng tháng khớp với sổ 1541/1551.” Hai ngày trôi qua nhanh như một tiếng thở dài. Công ty P không thể cung cấp trọn vẹn những thứ ấy. Và lúc này, nụ cười kia biến mất. Hồ sơ lập luận chốt lại: sổ sách kế toán không đầy đủ/không chính xác/không trung thực ở những điểm mấu chốt, nên không đủ căn cứ để xác định đúng nghĩa vụ thuế theo số liệu DN tự khai.

Khi hồ sơ không tự kể được câu chuyện của nó, pháp luật trao cho cơ quan thuế quyền kể nốt bằng một công cụ lạnh lùng nhưng hợp lệ: ấn định. Câu chữ trong kết luận đi thẳng, không vòng vo: trường hợp sổ sách không đủ căn cứ thì cơ quan thuế ấn định từng yếu tố hình thành nghĩa vụ – ở đây là tỷ lệ giá vốn/doanh thu 74,94%, kéo theo truy thu TNDN nhiều năm, phạt 20% khai sai, tính tiền chậm nộp, và cả xử phạt vì không cung cấp sổ sách theo yêu cầu. Trên giấy là con số, dưới giấy là bài học đắt đỏ: đứt chuỗi chứng từ thì đứt cả niềm tin.

Nếu sổ kho là con mắt trông coi số lượng, thì sổ kế toán chi tiết/tổng hợp là bộ não giữ giá trị và mạch logic của toàn bộ dây chuyền. Đoàn thanh tra không chê bạn thiếu thẻ kho hay thiếu phiếu xuất; họ chỉ cần một cây cầu bắc qua sông: từ đơn vị đếm sang đơn vị tiền – và cây cầu ấy phải kéo dài từ vật tư vào cho đến tiền về. Vắng cây cầu, hồ sơ chỉ là hai bờ vẫy tay. Câu chuyện của P cho thấy: bạn có thể đủ giấy tờ, nhưng nếu thiếu giá trị ở đúng chỗ (ví dụ sổ 1541 năm 2018 chỉ có số lượng), hoặc đứt mạch nối số (ví dụ 1541 âm), thì về mặt pháp lý, hồ sơ vẫn bị xem là không đủ căn cứ – và ấn định sẽ cất tiếng thay bạn.

Tôi sẽ bắt đầu bằng đặt đúng vai cho hai “nhân vật”: sổ kho cứ đếm số lượng thật giỏi; sổ kế toán 1541/1551 thì ghi cả số lượng và trị giá, theo mã bán thành phẩm/thành phẩm từng tháng. Sau đó tôi vẽ một đường chỉ rõ ràng: lập bảng mã chuyển đổi vật tư → linh kiện, rồi đối sánh ba cuốn NXT – vật tư, 1541, 1551 – để mỗi con số đi đến đâu cũng có “người thân” nhận diện ở chặng tiếp theo. Cuối cùng, tôi lập thói quen mỗi quý tự đóng vai… đoàn thanh tra: thử đi từ vật tư đầu vào đến tiền về, nếu ở đâu ánh sáng mờ (ví dụ sổ 1541 bỗng thiếu trị giá, hay định mức không khớp), tôi vá ngay, trước khi người khác soi hộ tôi bằng một quyết định ấn định lạnh như băng. Những điều này không phải “ý kiến riêng”, mà là phản chiếu nguyên văn trong hồ sơ bạn đang đọc: yêu cầu nộp sổ NXT 1541, bảng mã chuyển đổi, bảng tính giá thành khớp sổ; thực tế không nộp đủ; và hệ quả là ấn định 74,94% cùng các khoản truy thu – phạt – chậm nộp.

Các chi tiết về thiếu sổ chi tiết/tổng hợp 1541 giai đoạn 2015–2017, sổ 1541 năm 2018 chỉ có số lượng không có trị giá, TK 1541 âm và yêu cầu nộp bổ sung sổ 1541 – bảng mã chuyển đổi – bảng giá thành; cũng như căn cứ ấn định tỷ lệ giá vốn/doanh thu 74,94%, các quyết định kết luận, xử phạt và mức xử phạt không cung cấp sổ sách đều được trích từ hồ sơ bản án/quyết định đã tổng hợp trong tư liệu chuyên môn của bạn (đã nêu theo số dòng để tiện tra cứu). Những trích dẫn này có mốc năm cụ thể, có thể không phải văn bản mới nhất, nhưng giá trị pháp lý cốt lõi vẫn còn nguyên: thuế nhìn bản chất qua chuỗi chứng từ kết nối – đầy đủ – có trị giá; nếu chuỗi đứt mạch, ấn định sẽ là con đường tiếp theo.

Lời hẹn: Trong bài kế tiếp của loạt này, ta thử “soi chữ” ngay trên hợp đồng: chỉ một dòng mô tả cũng đủ khiến thuế suất đổi màu. Tôi sẽ kể bạn nghe câu chuyện một cái tên khéo – và cú truy thu rất… không khéo, để bạn tránh trước khi quá muộn.

Mr Wick Kiểm toán - Đào tạo Kế toán chuyên nghiệp
ATC Academy | Công ty TNHH Đào tạo và Tư vấn Á Châu

Khóa đào tạo cho Kế toán đáp ứng vị trị KTTH, KTT | W1. Tư duy Kế toán 30 chạm 30.
Bấm vào dòng chữ này để đăng ký nhân tư vấn để học W1| Tư duy Kế toán 30 chạm 30.

Hãy ấn like, subcribe các kênh của Mr Wick Kiểm toán để theo dõi và cập nhật các thông tin, kiến thức Kế toán và Thuế mới nhất!
Website: https://taichinhketoanedu.com
Facebook: https://www.facebook.com/mrwickkiemtoan
Youtube: https://www.youtube.com/@mrwickkiemtoan
Tiktok: https://www.tiktok.com/@mrwickkiemtoan
Group: https://www.fb.com/groups/diendanthue.new