10 Lưu Ý Về Sổ Sách – Kế Toán – Thuế Đối Với Hộ Kinh Doanh

1. Sổ Chi Tiết Doanh Thu Bán Hàng (Mẫu số S1-HKD theo Thông tư 88/2021/TT-BTC)
Sổ này ghi chép toàn bộ doanh thu từ hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của Hộ kinh doanh. Mỗi dòng doanh thu cần đối chiếu chặt chẽ với hóa đơn đầu ra đã phát hành – bao gồm cả số hóa đơn và ngày lập. Trong các kỳ có chính sách giảm thuế theo Nghị quyết của Quốc hội (như quý III, quý IV/2023), doanh thu trên sổ vẫn cần thể hiện theo giá chưa giảm thuế (tùy quan điểm vận dụng), sau đó theo dõi riêng phần giảm thuế tại phụ lục kê khai. Việc đối chiếu doanh thu trên sổ với doanh thu trên tờ khai thuế GTGT và thuế TNCN là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính chính xác và tránh rủi ro khi thanh kiểm tra.

2. Sổ Chi Tiết Vật Liệu, Dụng Cụ, Sản Phẩm, Hàng Hóa (Mẫu số S2-HKD)
Sổ này phản ánh cả đầu vào và đầu ra của hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Giá mua được ghi nhận là tổng tiền phải trả, bao gồm cả phần thuế GTGT nếu Hộ không được khấu trừ. Với hàng hóa mua từ nông dân, ngư dân trực tiếp nuôi trồng đánh bắt, có thể lập Bảng kê 01 để thay thế hóa đơn. Giá vốn xuất kho có thể lựa chọn giữa hai phương pháp: bình quân cả kỳ dự trữ hoặc nhập trước - xuất trước (FIFO). Tuy nhiên, nếu chuyển phương pháp thì chỉ nên chuyển từ FIFO sang bình quân; ngược lại phải cân nhắc kỹ. Việc tính giá vốn phải thực hiện trước khi lập tờ khai thuế và sổ sách kế toán.

3. Sổ Chi Phí Sản Xuất Kinh Doanh (Mẫu số S3-HKD)
Sổ này phản ánh các chi phí phát sinh phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh: điện nước, viễn thông, thuê mặt bằng, thuê kho, thuê nhân công, chi phí vận chuyển... Lưu ý: chi phí nguyên vật liệu đã ghi ở sổ S2-HKD thì không ghi lặp lại ở sổ chi phí để tránh chồng số. Kế toán cần đảm bảo số liệu ghi trên sổ khớp với phần kê khai chi phí trên tờ khai thuế cuối kỳ, vì nếu có chênh lệch sẽ bị loại chi phí khi cơ quan thuế kiểm tra.

4. Sổ Theo Dõi Nghĩa Vụ Với Ngân Sách Nhà Nước (Mẫu số S4-HKD)
Sổ này ghi rõ số thuế GTGT và thuế TNCN phải nộp, đã nộp từng quý. Cũng cần phản ánh lệ phí môn bài – được khai và nộp trong quý I hoặc ngay khi thành lập Hộ mới. Trước khi nộp tờ khai, kế toán cần đối chiếu sổ sách với dữ liệu trên phần mềm khai thuế để đảm bảo không sai sót. Trong trường hợp đã nộp tờ khai mà phát hiện lỗi, Hộ vẫn được nộp tờ khai bổ sung theo quy định.

5. Sổ Theo Dõi Tiền Lương Và Các Khoản Trích Theo Lương (Mẫu số S5-HKD)
Hộ kinh doanh có thuê lao động thì phải ghi nhận chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương (nếu có tham gia BHXH, BHYT). Có thể lập theo từng lao động hoặc tổng hợp theo tháng. Điều quan trọng là tiền lương phải thể hiện rõ số đã trả, số phải trả, kèm theo hồ sơ bảng lương và hợp đồng thuê lao động. Việc ghi nhận chi phí lương hợp lý giúp Hộ được tính chi phí đúng luật khi quyết toán thuế.

6. Sổ Quỹ Tiền Mặt (Mẫu số S6-HKD)
Đây là sổ theo dõi dòng tiền mặt thực tế thu - chi trong hoạt động của Hộ. Nguyên tắc bất di bất dịch là: không có tồn âm tại bất kỳ thời điểm nào. Nếu tồn quỹ quá lớn, Hộ có thể xử lý nghiệp vụ như rút tiền mặt ra khỏi hoạt động kinh doanh, ghi nhận rõ để đảm bảo logic tài chính. Kế toán cần ghi sổ quỹ thường xuyên, tránh trường hợp chỉ ghi sổ khi cần đối chiếu hoặc khi có thanh kiểm tra.

7. Sổ Tiền Gửi Ngân Hàng (Mẫu số S7-HKD)
Sổ này phản ánh số dư và biến động của tài khoản ngân hàng cá nhân chủ Hộ nhưng có liên quan đến hoạt động kinh doanh. Nên khuyến nghị chủ Hộ mở riêng một tài khoản dùng cho hoạt động kinh doanh để dễ tra cứu. Tuy không có quy định bắt buộc Hộ kinh doanh phải thanh toán qua ngân hàng khi mua hàng trị giá trên 20 triệu đồng, nhưng nếu có giao dịch lớn, nên thanh toán qua ngân hàng hoặc tối thiểu cần có phiếu thu/chi, biên nhận có ký tên, đóng dấu bên bán để chứng minh nghiệp vụ thật.

8. Phân Biệt Rõ Chi Phí Kinh Doanh Và Chi Tiêu Cá Nhân
Một sai sót phổ biến ở Hộ kinh doanh là trộn lẫn chi phí kinh doanh với chi tiêu sinh hoạt như mua sắm cá nhân, ăn uống, quà tặng gia đình… Những khoản này nếu đưa vào sổ chi phí sẽ bị loại khi kiểm tra thuế. Kế toán cần hướng dẫn chủ Hộ tách bạch chi tiêu – chỉ những chi phí có hóa đơn hợp lệ, phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh mới được ghi nhận.

9. Không Ghi Nhận Doanh Thu Sai Kỳ
Có Hộ kinh doanh ghi nhận doanh thu ngay khi nhận tiền cọc, dù hàng hóa chưa giao hoặc dịch vụ chưa hoàn thành. Cách làm này khiến doanh thu bị đẩy lên sai thời điểm, dễ tạo ra chênh lệch giữa doanh thu thực tế, hóa đơn và kê khai thuế. Doanh thu chỉ được ghi nhận khi đã giao hàng, hoàn thành dịch vụ hoặc chuyển giao quyền sở hữu. Việc ghi nhận đúng kỳ giúp việc lên sổ sách, tờ khai và nộp thuế chính xác hơn.

10. Đừng Xem Kế Toán Chỉ Là Thủ Tục Thuế – Đó Là Công Cụ Quản Trị
Hộ kinh doanh nhỏ nhưng nếu muốn phát triển bền vững thì cần nhìn Kế toán như một người đồng hành chiến lược. Một hệ thống sổ sách rõ ràng sẽ giúp chủ Hộ biết mình đang lãi hay lỗ, mặt hàng nào hiệu quả, kênh bán hàng nào cần điều chỉnh. Kế toán làm đúng không chỉ để đối phó với thuế mà còn là để điều hành Hộ kinh doanh minh bạch, hiệu quả và sẵn sàng cho việc chuyển đổi lên Doanh nghiệp khi thời cơ đến.

Kế toán không phải là những cuốn sổ khô khan để đối phó với thuế. Đó là bản đồ tài chính, là la bàn định hướng giúp Hộ kinh doanh phát triển minh bạch, hiệu quả và bền vững. Khi Hộ kinh doanh làm chủ được dòng tiền, chi phí, doanh thu qua sổ sách – đó là lúc họ làm chủ được tương lai.

Hãy bắt đầu từ những điều nhỏ nhất: từng cuốn sổ, từng dòng chữ... để hành trình kinh doanh không chỉ đúng luật mà còn vững vàng trước mọi sóng gió thị trường.

Mr Wick Kiểm toán từ KẾ TOÁN HỘ KINH DOANH 

Khóa đào tạo cho Kế toán đáp ứng vị trị KTTH, KTT | W1. Tư duy Kế toán 30 chạm 30.

Bấm vào dòng chữ này để đăng ký nhân tư vấn để học W1| Tư duy Kế toán 30 chạm 30.